Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 per la protezione dei dati personali (General Data Protection Regulation) - Segnalazioni whistleblowing

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche GDPR), il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza (RPCT) del Gruppo Poligrafico (società controllante: Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A.; società controllate: Valoridicarta S.p.A. e Futuro & Conoscenza S.r.l. in liquidazione) - in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali - La informa che procederà al trattamento dei dati da Lei forniti al momento della registrazione sulla piattaforma nonché nelle segnalazioni inviate, secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e nel rispetto dei diritti suoi e di tutti gli interessati, in osservanza degli obblighi di riservatezza previsti dalla normativa sulla privacy e in materia di whistleblowing.

Si precisa che tutte le segnalazioni (e i dati rivelati) potranno essere utilizzate solo ed esclusivamente per dare adeguato seguito alle medesime.

 1.    Fonti dei dati personali e categorie di dati trattati

I dati personali oggetto di trattamento sono raccolti direttamente presso l’interessato oppure dal soggetto che segnala ai sensi della normativa in materia di Whistleblowing.

I dati ottenuti da soggetti diversi dall’interessato sono solo quelli necessari (dati delle persone coinvolte appartenenti alle seguenti categorie: comuni, particolari ed eventualmente giudiziari) per la gestione della segnalazione a norma di legge.

I dati ottenuti direttamente dall’interessato sono esclusivamente i dati di registrazione sulla piattaforma e quelli comunicati nelle segnalazioni (dati comuni, particolari ed eventualmente giudiziari). Tra i dati da Lei forniti volontariamente potranno essere acquisiti i seguenti dati personali: nome, indirizzo e-mail, documento di riconoscimento, contenuti delle segnalazioni.

Si informa, inoltre, che i dati personali oggetto di segnalazione che manifestamente non sono utili al trattamento della medesima non sono raccolti e, ove comunicati dal segnalante o accidentalmente acquisiti, saranno cancellati ai sensi di quanto previsto dall’art. 13, comma 2 del D.Lgs. n. 24/2023.

In ogni caso, tutti i dati vengono trattati nel rispetto della legge e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza e in linea con gli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del GDPR e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali 196/2003 (anche Codice privacy).

I dati personali conferiti sono protetti da crittografia.

2. Finalità del trattamento

I dati personali saranno trattati in relazione agli obblighi previsti dal D.Lgs. 24/2023 (cd. Legge sul Whistleblowing) ed esclusivamente per le finalità di:

1. creazione e comunicazione credenziali di accesso all’area riservata del portale www.ipzs.segnalazioni.net;
2. ricevimento e gestione delle segnalazioni;
3. fruizione dei servizi di monitoraggio delle segnalazioni inviate e di messaggistica interna alla piattaforma, offerti dal portale.

2.   Base giuridica e liceità del trattamento

Per le finalità suindicate la base giuridica del trattamento, che ne attesta la liceità, è la norma di legge, specificamente D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 [cfr. art. 6, par. 1, lettera c) del GDPR].

4.   Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto

Si informa che, tenuto conto delle finalità del trattamento come sopra illustrate, il conferimento dei Suoi dati di registrazione (nominativo, indirizzo e-mail e documento di riconoscimento) è obbligatorio ed il loro mancato conferimento ha come conseguenza l'impossibilità di creare una segnalazione inoltrata da parte di un whistleblower (soggetto segnalante) riconoscibile nel sistema.

Si ricorda che la normativa prevede che il whistleblower debba rendersi riconoscibile al fine di potersi avvalere del regime di tutela accordatogli dal D.Lgs. 24/2023. Un eventuale rifiuto dell’interessato a rendere disponibili i propri dati personali comporta l’impossibilità di generare le credenziali di accesso al portale al fine di inviare segnalazioni riservate.

Tuttavia, l’utente potrà comunque consultare le sezioni del portale ad accesso libero e inviare segnalazioni senza registrazione (cd. segnalazioni anonime). La configurazione adottata sul portale in merito ai dati di navigazione e ai cookies esclude trattamenti di dati identificativi.

5.   Categorie di soggetti destinatari dei dati personali

I dati personali, conferiti e confermati in fase di registrazione, e quelli oggetto delle segnalazioni, sono raccolti dal RPCT del Gruppo Poligrafico in veste di Titolare del trattamento e risiedono sulla piattaforma Segnalazioni.net gestita dalla Società Digital PA S.r.l. nominata Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

I dati personali conferiti saranno trattati dal Responsabile della Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza e dalle risorse che operano a supporto del RPCT, appositamente autorizzate e istruite al trattamento di dati per le finalità suindicate.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi – direttamente o indirettamente – tale identità non saranno rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere/dar seguito alle segnalazioni.

Si informa che la segnalazione potrebbe essere trasmessa, per i seguiti del caso, ai soggetti autorizzati per legge nonché nei modi e nei limiti di legge.

I Suoi dati personali non vengono trasferiti a soggetti terzi né diffusi.

6.    Trasferimenti extra UE

I Suoi dati personali non saranno trasferiti in Paesi terzi al di fuori dell'Unione Europea.

8.   Processo decisionale automatizzato

Per il perseguimento delle finalità di trattamento sopra descritte, non viene presa alcuna decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici che La riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona. 

9.   Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali trattati sono conservati per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

Trascorsi i termini sopra riportati i Suoi dati saranno cancellati, salvo che non ne sia necessaria la conservazione per altre e diverse finalità previste da espressa previsione di legge.

10. Diritti dell’interessato

Ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR, Le sono riconosciuti i seguenti diritti in qualità di Interessato che potrà esercitare nei confronti del RPCT del Gruppo Poligrafico, nei limiti di cui all'art. 2 undecies Codice della privacy:

1. diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguarda e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni previste dall’art. 15 del GDPR ed in particolare a quelle relative alle finalità del trattamento, alle categorie di dati personali in questione, ai destinatari o categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, al periodo di conservazione, etc.; 
2. diritto di ottenere, laddove inesatti, la rettifica dei dati personali che La riguardano, nonché l’integrazione degli stessi laddove ritenuti incompleti sempre in relazione alle finalità del trattamento (art. 16);
3. diritto di cancellazione dei dati (“diritto all’oblio”), laddove ricorra una delle fattispecie di cui all’art. 17; 
4. diritto di limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR
5. diritto alla notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento ai sensi dell’art. 19;
6. diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell’art. 20
7. diritto di opposizione ai sensi dell’art. 21

L’esercizio dei diritti sopra indicati potrà essere limitato, ritardato o escluso, ai sensi dell’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003 s.m.i., qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto allo svolgimento di investigazioni difensive, all'esercizio di un diritto in sede giudiziaria, nonché alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte.

Tali diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inviata con lettera raccomandata a/r o mediante e-mail al Titolare del trattamento agli indirizzi di seguito riportati alla sezione “CONTATTI”. Il segnalato può esercitare i propri diritti tramite l’autorità Garante, ai sensi dell’art. 160 del Codice privacy, come sancito dal terzo comma dell’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003.

12. Modifiche alla presente Informativa

La presente Informativa può subire variazioni. Si consiglia, quindi, di controllare regolarmente la sezione “Informativa Privacy” presente sul portale https://ipzs.segnalazioni.net/.

CONTATTI

Il Titolare del trattamento dati è il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza (RPCT) del Gruppo Poligrafico, con sede in Via Salaria, n.691 – 00138, Roma.

Indirizzi di contatto del Titolare: responsabiletrasparenza@ipzs.it, responsabileprevenzionecorruzione@pec.ipzs.it.

Indirizzi di contatto del Poligrafico e di Valoridicarta: privacy@ipzs.it, rpd@pec.ipzs.it.

Indirizzo di contatto di Futuro & Conoscenza S.r.l. in liquidazione: segreteria@futuroeconoscenza.it; protocollo@pec.futuroeconoscenza.it.

Il Titolare del trattamento

Il RPCT